Sistema de gestión integral para taller automotriz

El desafío

La operación del taller gestionaba más de 120 vehículos semanales utilizando órdenes de trabajo en papel y múltiples hojas de cálculo desconectadas. Esto generaba pérdidas frecuentes en el rastreo de repuestos utilizados, demoras de hasta 4 horas para emitir liquidaciones finales y falta de visibilidad para los clientes sobre el estado real de sus reparaciones.

Además, los mecánicos en fosa perdían tiempo desplazándose hasta el mostrador para consultar manuales o solicitar piezas al almacén.

La solución técnica implementada

RG Systems diseñó e implementó un sistema centralizado de gestión operativa en la nube estructurado en tres componentes:

1. Panel de control de taller (Web): Tablero Kanban interactivo que visualiza el flujo de cada vehículo desde la recepción y diagnóstico hasta el control de calidad y entrega.
2. Módulo de almacén e inventario inteligente: Asignación automática de repuestos a órdenes de servicio con alertas de stock mínimo y cálculo automatizado de costos y márgenes.
3. Portal transparente para el cliente: Enlace seguro por SMS y WhatsApp donde el propietario visualiza fotos del diagnóstico, aprueba presupuestos con firma digital y conoce la hora estimada de retiro.

La arquitectura se desplegó en contenedores Docker sobre AWS con base de datos PostgreSQL, garantizando auditoría completa de cada cambio en las órdenes.

Resultados operacionales

• Reducción del 75% en el tiempo de emisión de cotizaciones y órdenes de servicio.
• Cero discrepancias entre el inventario físico de repuestos y las órdenes facturadas.
• Incremento del 30% en la tasa de aprobación de mantenimientos correctivos gracias a la evidencia fotográfica enviada al cliente.
• Trazabilidad 100% digital sin consumo de papel en el área de taller.